Workflow für die Online-Terminbuchung erstellen

Ein Workflow legt fest, welche Fragen und Informationen Patientinnen und Patienten bei der Terminbuchung durchlaufen. Er besteht aus verknüpften Sektionen. Jede Sektion hat einen Namen und einen Inhalt, ihr Titel ist die Überschrift auf der Buchungsseite.

Voraussetzungen:

• Sie sind im Administrator angemeldet und haben die Registerkarte Online-Termine geöffnet.
• Sie haben mindestens einen Kalender für die Online-Terminvergabe freigegeben, siehe Kalender für die Online-Terminvergabe freigeben und Standorte einrichten.

Hinweis: Alle Sektionselemente außer Hinweis können Sie als Pflichtfeld festlegen. Patientinnen und Patienten müssen dann eine Eingabe machen, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Hinweis: Im Editor zoomen Sie die Ansicht und verschieben die Grafik. Mit dem Symbol oben rechts passen Sie die Anzeige so an, dass der ganze Workflow sichtbar ist. Jede Sektion können Sie kopieren oder löschen.

Workflow anlegen

1. Klicken Sie oben links auf das Plus-Symbol, um einen neuen Workflow anzulegen. Einen gespeicherten Workflow öffnen Sie über das Pfeilsymbol.
2. Ziehen Sie ein Sektionselement per Drag-and-Drop in die Fläche der Sektion. Eine Sektion enthält höchstens zehn Sektionselemente. Wenige Elemente je Sektion halten die Buchungsseite übersichtlich.
3. Benennen Sie die Sektion.

Beispiel: nach Versicherungsart und Besuchsgrund fragen

Dieser Workflow fragt zuerst nach der Versicherungsart und dann nach dem Besuchsgrund.

1. Benennen Sie die erste Sektion Versicherungsart.
2. Fügen Sie das Sektionselement Versicherungsart hinzu.
3. Legen Sie die Auswahlmöglichkeiten fest (z. B. Gesetzliche Krankenkasse, Private Krankenkasse und Selbstzahler).
4. Klicken Sie in der Sektion auf das Plus-Symbol, um eine Verzweigung anzulegen.
5. Legen Sie für jede Antwort fest, ob eine neue Sektion entsteht oder ob die Antwort mit einer bestehenden Sektion verknüpft wird. Wenn Sie privat Versicherte und Selbstzahler nicht unterscheiden möchten, verknüpfen Sie beide Antworten mit derselben Sektion.
6. Fügen Sie in der nächsten Sektion das Sektionselement Einfachauswahl hinzu (z. B. für den Besuchsgrund mit den Optionen Ersttermin, Folgetermin und Akuttermin).
7. Legen Sie die Sektion als Pflichtfeld fest, wenn eine Auswahl erforderlich ist.
8. Legen Sie erneut eine Verzweigung an, mit einer eigenen Sektion für jede Antwort, die eine andere Terminkategorie braucht.
9. Fügen Sie in diesen Sektionen das Sektionselement Terminkalender hinzu.
10. Wählen Sie den Terminkalender und die Terminkategorie. Das Sektionselement Terminkalender braucht mindestens einen Kalender und höchstens eine Terminkategorie. Eine hier neu angelegte Terminkategorie überträgt die Online-Terminvergabe an EPIKUR. Sie steht danach auch in EPIKUR zur Verfügung.
11. Legen Sie fest, ob Patientinnen und Patienten die Behandelnde oder den Behandelnden selbst wählen oder nur freie Termine sehen.

Verläuft ein weiterer Pfad ähnlich, kopieren Sie die passenden Sektionen:

1. Wählen Sie die Sektionen aus.
2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol.
3. Verknüpfen Sie die Kopien über das Plus-Symbol mit den passenden Antworten der vorherigen Sektion.

Dateiupload einbinden

Sollen Patientinnen und Patienten vor dem Termin ein Dokument hochladen (z. B. einen Anamnesebogen), binden Sie das Sektionselement Dateiupload ein.

1. Markieren Sie im Sektionselement Hinweis den Text, der auf das Dokument verlinken soll.
2. Klicken Sie auf das Verlinkungssymbol.
3. Geben Sie in der ersten Zeile den Link und in der zweiten Zeile den Anzeigetext ein.
4. Fügen Sie das Sektionselement Dateiupload hinzu und geben Sie die Informationen für die Patientin oder den Patienten ein.
5. Legen Sie den Dateiupload als Pflichtfeld fest, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erlaube überspringen. Als Pflichtfeld muss das Dokument vor Abschluss der Buchung hochgeladen sein.

Mit Erlaube überspringen schließen Patientinnen und Patienten die Buchung auch ohne Upload ab. Die Online-Terminvergabe legt dann in der Patienten-App eine Aufgabe zum Hochladen an, die innerhalb der festgelegten Frist zu erledigen ist.

Wichtig: Wird die Aufgabe nicht fristgerecht erledigt, storniert die Online-Terminvergabe den gebuchten Termin automatisch. Ist die Frist bei der Buchung schon unterschritten, muss die Datei sofort hochgeladen oder ein späterer Termin gewählt werden.

Workflow speichern

Klicken Sie unterhalb der Sektion auf Workflow speichern. Enthält der Workflow noch Fehler, zeigt die Online-Terminvergabe eine Fehlermeldung.

Gültig ist ein Workflow, wenn alle Felder ausgefüllt sind und mindestens eine Sektion einen Terminkalender enthält. Nur dann können Patientinnen und Patienten einen Termin buchen.

Einen unfertigen Workflow speichern Sie mit Als Entwurf speichern. Einen Entwurf prüft die Online-Terminvergabe nicht auf Gültigkeit.

Ergebnis: Der Workflow ist gespeichert und lässt sich einer Buchungsseite zuordnen. Die Schritte der Navigationsleiste legen Sie unter Navigationsleiste und Farbschema des Workflows festlegen fest.